Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der Ingolstadt AI Services e.K.

Stand: April 2025

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb unseres Unternehmens sowie der digitalen Dienste, die wir anbieten. Wir legen besonderen Wert auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer einschlägiger Datenschutzgesetze.

1.Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:

Ingolstadt AI Services e.K.

Inhaber: Elias Riedmann

Adresse: Arndtstraße 20, 85055 Ingolstadt

E-Mail: service@ingolstadtai.com

2.Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden, Geschäftspartner und Websitebesucher nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Vertragsdurchführung sowie zur Optimierung und Sicherheit unserer Dienste erforderlich ist. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.

3.Unsere Leistungen

  • Unser Unternehmen bietet folgende KI-gestützte Kommunikationsdienste an:

  • Automatisierte E-Mail-Beantwortung

  • Intelligente WhatsApp-Chatbots zur Vorqualifikation von Anfragen

  • Erkennung und Kategorisierung von Serviceanfragen

  • Weiterleitung strukturierter Informationen an interne Ansprechpartner

  • Verarbeitung von Nachrichten auf Grundlage definierter Prompt-Logiken

  • Dabei werden technische und personenbezogene Informationen verarbeitet, um den jeweiligen Dienst bestmöglich zu erfüllen.

4.Kategorien betroffener Personen

  • Interessenten und Kunden unserer Dienste

  • Kommunikationspartner (z. B. E-Mail- und Chatabsender)

  • Websitebesucher

  • Geschäftspartner und Dienstleister

  • Zwecke der Verarbeitung

  • Vertragserfüllung und -anbahnung

  • Kommunikation mit Kunden und Partnern

  • Optimierung von Serviceprozessen

  • Bereitstellung, Wartung und Verbesserung unserer technischen Systeme

  • Nachvollziehbarkeit von Kommunikation (z. B. zur Qualitätssicherung)

4.Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

5.Datenarten

Je nach Nutzung unserer Dienste verarbeiten wir folgende Daten:

  • Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Firma)

  • Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

  • Kommunikationsdaten (z. B. Inhalt von E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten)

  • Metadaten (z. B. Zeitpunkt, IP-Adresse, technische Informationen)

  • Nutzerverhalten (z. B. Reaktionen auf Chatbotfragen)

6.Einsatz von KI-Diensten

Unsere Systeme nutzen u. a. KI-Modelle zur Verarbeitung eingehender Nachrichten. Dabei achten wir strikt darauf, keine sensiblen oder nicht erforderlichen personenbezogenen Daten an Dritte (z. B. API-Anbieter wie OpenAI) zu übermitteln. Alle Prompt-Strukturen werden so konzipiert, dass datensparsam gearbeitet wird.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder in Drittländern mit angemessenem Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO. Sofern Daten außerhalb der EU verarbeitet werden, geschieht dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO.

7.Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

8.Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur:

  • zur Vertragserfüllung (z. B. technische Dienstleister, Hostinganbieter)

  • zur Bearbeitung konkreter Kundenanliegen (z. B. Weiterleitung an Hersteller)

  • im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen

9.Datensicherheit

Unsere Systeme sind durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung der gespeicherten Daten durch unbefugte Personen geschützt. Dazu zählen unter anderem:

  • Verschlüsselung sensibler Verbindungen (SSL/TLS)

  • Zugriffsschutz durch rollenbasierte Rechtevergabe

  • Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktionen

  • Regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen

10.Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht:

  • auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

  • auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

  • auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)

  • auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: service@ingolstadtai.com

11.Widerruf von Einwilligungen

Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

12.Beschwerden

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)Promenade 2791522 Ansbachhttps://www.lda.bayern.de/

12.Kontaktaufnahme und Kommunikation

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail, Formular oder WhatsApp), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen.

13.Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Unsere KI-Systeme unterstützen lediglich bei der Kategorisierung und Strukturierung von Serviceanfragen.

14.Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.

Letzte Aktualisierung: April 2025